FORMATION33

Outlook Initiation

Maîtriser la messagerie et le calendrier

Durée de la formation : 1 jour

Objectifs de formation

  • Lire, créer et gérer des messages

  • Associer une pièce jointe à un message

  • Organiser votre messagerie

  • Créer les actions rapides

  • Utiliser le calendrier

  • Gérer les rendez-vous et les réunions

  • Gérer les contacts et groupes de contacts.

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Public concerné

Tout utilisateur débutant avec Outlook et souhaitant envoyer et/ou recevoir des courriers électroniques et gérer son emploi du temps.

Prérequis

Être à l’aise avec son environnement de travail (Windows ou macOS, navigateur Internet et Office).

Evaluation des acquis

👉 Évaluations pratiques réalisées tout au long de la formation.
👉 Auto-évaluation finale sous forme de questionnaire.

Modalités, méthodes et moyens pédagogiques

La formation peut être menée aussi bien en présentiel qu’en distanciel.

Le formateur mobilise différentes approches pédagogiques : démonstrations, questionnements auprès des participants et méthodes actives incluant des exercices pratiques et/ou des mises en situation.

Encadrement de la formation

👉 La formation est assurée par un formateur-consultant dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques sont attestées par des qualifications reconnues.
👉 Le suivi de la participation est réalisé via une feuille d’émargement signée par demi journée, par les stagiaires et le formateur.
👉 Supports pédagogiques et exercices remis aux participants.

Programme 👇

Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

  • Le ruban, les onglets et groupe de boutons
  • L’onglet Fichier
  • La barre de navigation
  • Afficher / cacher des éléments de l’écran
  • Paramétrage simple de la messagerie, de la corbeille et du calendrier
  • Prévisualiser rapidement les différents éléments à l’aide des “Peeks”
  • Utiliser la zone de recherche pour trouver une fonctionnalité ou obtenir de l’aide
  • Découverte du nouvel Outlook et de son interface

Introduction à la gestion des contacts

  • Rôle du carnet d’adresses
  • Rechercher dans le carnet d’adresses
  • Créer / supprimer un contact
  • Créer un groupe de contacts
  • Transférer un contact (coordonnées ou carte de visite)

Utiliser la messagerie

  • Présentation des différentes vues
  • Tri des messages
  • Création de signatures automatiques
  • Création et envoi d’un message
  • Mettre en forme le texte
  • Appliquer un indicateur d’importance au message
  • Vérifier l’orthographe
  • Gestion des Brouillons
  • Lecture, réponse et transfert d’un message
  • Gestion des accusés de réception ou de lecture
  • Gestion des pièces jointes
  • Joindre un élément Outlook
  • Sensibilisation à la bonne pratique des liens en alternative aux pièces jointes
  • Volet de lecture
  • Volet de personnes
  • Bloquer un expéditeur
  • Imprimer un message

Gérer la messagerie

  • Gestion de dossiers de classement
  • Déplacement et copie des messages
  • Mettre les dossiers en favoris
  • Recherche rapide
  • Créer et déclencher des actions rapides
  • Créer une règle simple à partir des mails reçus
  • Créer un contact depuis un message reçu
  • Gestionnaire d’absence du bureau
  • Suppression des messages – Utilisation de la corbeille

Utiliser le calendrier

  • Naviguer dans le calendrier
  • Panorama des différents affichages
  • Comprendre la différence entre un rendez-vous et une réunion
  • Créer et gérer un rendez-vous
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Répondre à une invitation de réunion
  • Ajouter une périodicité à un évènement
  • Créer un rendez-vous à partir d’un mail
  • Programmer et répondre à une alarme
  • Modifier la plage horaire de travail
  • Imprimer le calendrier
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