FORMATION33

Outlook Perfectionnement

Les fonctionnalités avancées

Durée de la formation : 1 jour

Objectifs de formation

  • Utiliser les indicateurs de suivi de message

  • Catégoriser vos messages

  • Utiliser des modèles

  • Créer et gérer des règles

  • Gérer votre calendrier

  • Utiliser les calendriers partagés

  • Gérer vos tâches

  • Appliquer les outils de partage de la messagerie

  • Gérer l’archivage des messages.

Télécharger le Programme

Public concerné

Toute personne ayant une bonne pratique d’Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées

Prérequis

Être opérationnel avec la messagerie et le calendrier

Evaluation des acquis

👉 Évaluations pratiques réalisées tout au long de la formation.
👉 Auto-évaluation finale sous forme de questionnaire.

Modalités, méthodes et moyens pédagogiques

La formation peut être menée aussi bien en présentiel qu’en distanciel.

Le formateur mobilise différentes approches pédagogiques : démonstrations, questionnements auprès des participants et méthodes actives incluant des exercices pratiques et/ou des mises en situation.

Encadrement de la formation

👉 La formation est assurée par un formateur-consultant dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques sont attestées par des qualifications reconnues.
👉 Le suivi de la participation est réalisé via une feuille d’émargement signée par demi journée, par les stagiaires et le formateur.
👉 Supports pédagogiques et exercices remis aux participants.

Programme 👇

Gagner du temps par la maîtrise d'Outlook

  • Les indicateurs de suivi
  • Les catégories
  • Le mode “Conversation” et ses options
  • Recherches personnalisées
  • Gérer les actions rapides
  • Gestion des règles
  • La fonctionnalité “Boîte de réception prioritaire”
  • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l’espace dans sa messagerie
  • Création et utilisation de modèles de messages
  • Récupérer des messages supprimés de la corbeille

Organiser son temps

  • Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
  • Rendez-vous, évènements et demander une réunion
  • Vérifier la disponibilité des participants avec l’assistant planification
  • Suivi des participants et lieu des réunions
  • Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
  • Vue hebdomadaire et mensuelle
  • Modifier, changer l’affichage, appliquer des filtres
  • Configuration du calendrier

Prioriser ses tâches avec To Do

  • Créer une tâche, un rappel à partir d’un message
  • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
  • Assigner une tâche à partir d’un composant Loop – Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
  • Saisir les tâches périodiques en une seule fois

Le travail de groupe

  • Délégation à des collaborateurs des éléments Outlook
  • Partage d’informations et permissions associées aux éléments

Établir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

  • Principe de l’archivage
  • Les fichiers PST
  • Archivage manuel et automatique
  • Outils de nettoyage
  • Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
  • Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
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